Para migrar de un país a otro de manera legal (especialmente, si se pretende ejercer una profesión fuera de tu país de origen) es necesario apostillar un documento, pero… ¿qué es apostillar? ¿cómo se hace? ¿por qué es obligatorio hacerlo? a continuación te explicaremos todo lo referente a este procedimiento.
Definición
La apostilla o legalización consiste en una certificación que proporcionan los estados de conformidad con la Convención de la Haya realizada en 1961 que busca autentificar los documentos extranjeros para su uso en otros países.
Esto quiere decir, por ejemplo, que podrías validar tu título universitario (en caso de ser profesional) para poder ejercer tu profesión en otro país. Este documento puede ser solicitado por todo aquél que tenga un documento público que desee certificar.
Algunos países, como España, pueden ofrecer la apostilla de manera digital (conocida como Apostilla Electrónica o “e-App”). De esta manera se puede sustituir la firma hológrafa de los documentos públicos que se apostillan con un certificado de manera tradicional.
La metodología de apostillado electrónico suele tener un registro electrónico de apostillas, conocido como e-register, que reemplaza el fichero manual tradicional, por un sistema automatizado y electrónico que contrasta y realiza un seguimiento puntual de las apostillas que son emitidas por un estado soberano.
Todo esto se hace de conformidad con el derecho internacional.
¿Cómo es el documento?
La apostilla consiste en un documento de unos 15 cms cuadrados de tamaño, el cual se adjunta de manera permanente a otro documento. Tras ser adjuntado, el certificado y el documento son sellados por el gobierno que expide la apostilla.
En la parte superior debe tener el texto de “APOSTILLA” y posteriormente, el siguiente enunciado: Convención de La Haye du 5 octobre 1961 (Traducción al inglés: Hague Convention of 5 October 1961). El certificado y el documento deben estar sellados de manera oficial por el gobierno que expide la apostilla.
¿Qué información puede haber en el documento de apostilla?
Dentro de la apostilla se encuentran los siguientes datos:
- País… [nombre del país que otorga la apostilla] Este documento público
- Ha sido firmado por … [nombre de la persona quien firma el documento]
- En su calidad de … [la función de la persona quien firma el documento]
- Porta el sello de … [la autoridad que otorga el documento] certificado
- En … [el lugar donde se otorga el documento]
- El día … [la fecha cuando se otorga el documento]
- Por … [la autoridad que otorga el documento]
- N°… [número de registro de la apostilla]
- Sello … [sello de la autoridad que otorga el documento]
- Firma … [firma del representante de la autoridad que otorga el documento]
¿Para qué es necesario el documento de apostilla?
Este documento es necesario en casos de adopción, documentos oficiales documentos comerciales, registros de propiedad, registros de tribunales, documentos educativos como títulos universitarios, solicitudes de patentes, documentos notariales, documentos emitidos por entidades locales, traducciones juradas de documentos públicos, certificados médicos y veterinarios, entre muchos otros.
De esta manera los citados documentos deben ser reconocidos en cualquier otro país firmante del convenio de La Haya sin necesidad de otra autenticación.
¿Qué documentos no aplican para ser apostillados?
Hay casos en los cuales no se hace necesario que sean apostillados. Estos, normalmente son aquellos referidos a documentación asociada a otros tratados, operaciones comerciales, entre otros, que se citan a continuación:
Documentos expedidos por el cuerpo diplomático o consular de un país firmante, documentos administrativos relacionados directamente con operaciones comerciales o aduaneras, certificados negativos de antecedentes penales de ciudadanos y toda documentación que según otros convenios internacionales se eximan de ser legalizados.